読む人の立場に立って内容を簡潔にまとめて

今や、メールはビジネスの主要連絡ツール。毎日たくさんのメールが届くことを考え、文章は簡潔に読みやすくまとめましょう。

また、宛先の「To/CC/BCC」の使い分けも大切。Toは、必ず知らせなければならない相手、CCは参考までに知らせたい相手、BCCは、宛先をふせて送りたい相手です。

自分からメールを送る場合

件名は、ひと目で用件がわかるように、本文の内容を端的にまとめましょう。宛先の名前にも敬称をつけることを忘れずに。

本文は、相手の社名、部署名、肩書き、氏名と敬称を書きます。企業名は正式な名称で記載し、(株)などは使わないようにしましょう。相手の下の名前を省略するのも失礼です。

相手からのメールに返信する場合

相手からのメールに返信するときは、件名を書き直したほうがベター。相手の件名の「Re:」の前に、自分の件名を書き加えましょう。「お世話さま」は、取引先に使うのは失礼な言葉。

「了解しました」もよく使われますが、尊敬の意味が含まれておらず、ビジネスシーンでは不適切。こちらが許可しているように感じられる「問題ありません」「かまいません」などの表現も使わないように。

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