受付対応の基本

Check!01

明るくお出迎え

「いらっしゃいませ、おはようございます」とお出迎えします。朝のあいさつは10時くらいまでとされています。それ以降は来客に気づいたらすぐに立ち上がり、「いらっしゃいませ」とお出迎えを。仕事中でも手を止めて対応し、電話中の場合は相手に目礼をして、電話が終わり次第対応します。

Check!02

お名前の確認

お客様が名乗らない場合は... 
「失礼ですが、お名前をおうかがいできますでしょうか？ 」と社名と名前を聞きましょう。

お客様が名刺を差し出した場合は...
「お預かりします」と言って、両手で受けとります。このときは名刺はすぐにおろさず、胸の位置でキープ。相手が口頭で名乗った場合は素早くメモをとります。相手の社名と名前を復唱し、用件、アポイントの有無を確認してから担当者に取り次ぎます。

Check!03

取次ぎ

アポイントのあるお客様の場合は...
「〇〇社の△△様でいらっしゃいますね。お待ちしておりました」と対応し、担当者が降りてくるか、応接室に案内するのかを確認します。その場でお待ちいただく場合は「ただいままいりますので、恐れ入りますが、おかけになってお待ちいただけますか？ 」といすをすすめます。

アポイントがない場合は...
「お約束いただいておりますでしょうか」もしくは、「恐れ入りますが、どのようなご用件でしょうか？ 」と担当者の名前と用件を聞き、担当者に「○○社の△△様が□□□の件で受付でお待ちです。いかがいたしましょうか？ 」と連絡して、面会の可否を確認します。

にこやかに、素早い応対を心がけて！

人の印象は第一印象で決まります。つまり、会社の印象は受付での印象に左右されるのです。言葉づかいや態度に失礼があったり、時間通りにいらしたお客様をずっと待たせたりというのは、言語道断です。まずは、明るい声と笑顔であいさつをしましょう。

そして、時間を割いて来社してくださったお客様の立場に立ち、迅速で丁寧な応対をするのがポイントです。受付がない会社の場合は、初めてのお客様は迷いがちです。自分の担当ではないお客様、知らないお客様だとしても、自分から声をかけて案内しましょう。